区妇幼计生中心，武进人民医院，武进中医医院，各镇（街道）卫生院（医院、社区卫生服务中心）：

根据《省委办公厅 省卫生健康委 省档案馆关于印发<江苏省出生医学证明档案管理办法>的通知》（苏办档字〔2019〕15号）以及省卫生健康委、省档案馆《关于印发<江苏省出生医学证明档案管理实施方案>的通知》（苏卫妇幼〔2019〕22号）和常州市卫生健康委、常州市档案馆《关于印发<常州市出生医学证明档案管理实施方案>的通知》（常卫妇幼〔2019〕326号）文件要求，结合我区实际，制定了《武进区出生医学证明档案管理实施方案》，现予以印发，请认真贯彻执行。

常州市武进区卫生健康局

 常州市武进区档案馆

2020年3月18日

（此件公开发布）

武进区出生医学证明档案管理实施方案

为维护公民出生信息的完整安全，加强出生医学证明档案管理，根据省委办公厅、省卫生健康委、省档案馆《关于印发<江苏省出生医学证明档案管理办法>的通知》（苏办档字〔2019〕15号）要求和《江苏省出生医学证明档案管理实施方案》《常州市出生医学证明档案管理实施方案》，结合我区实际，制定本实施方案。

一、实施目标

建立出生医学证明档案管理体制和长效机制，实行出生医学证明档案集中统一管理，定期移交武进区档案馆，保障出生医学证明档案真实、完整、安全和有效利用。

二、归档流程

（一）收集齐全。具有助产技术服务资质的医疗保健机构和承担《出生医学证明》签发工作（含《出生医学证明》补发和换发）的机构为收集整理归档单位（以下统称归档单位），根据归档范围和保管期限（附件1），负责本机构出生医学证明材料的收集，确保应归档文件材料为原件，且齐全完整、图文清晰、手续完备。

（二）整理规范。档案整理工作应遵循出生医学证明材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用。区档案馆与区卫健局在各自职责权限范围内，分别做好出生医学证明档案指导、监管和移交接收工作，确保出生医学证明档案整理规范、交接有序。

（三）制作数字化副本。应归档的出生医学证明材料应进行数字化扫描，建立文件级目录数据库和全文数据库。

三、移交进馆

（一）流向原则。区级直属医疗卫生机构及以下医疗机构的出生医学证明档案统一向武进区档案馆移交，其他特殊情况由区档案馆和区卫健局从便民角度协调解决。

（二）移交年限。出生医学证明档案在归档单位保管满5年移交进馆。如有需要，可在双方沟通的基础上提前移交。

（三）移交要求

1.档案移交时，双方应按照国家综合档案馆接收档案的相关制度要求，认真清点、核对，做到“账物相符”并办理相关移交手续。

2.移交内容包括质量合格的出生医学证明纸质档案、与纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、纸质目录和电子目录等。

3.归档单位因各种原因被取消出生医学证明签发资质的，其保管的出生医学证明档案应在3个月内向区档案馆移交。

4.各医疗机构在向区档案馆移交档案时，若因搬迁、合并、拆迁、保管不善等原因导致部分年份或月份档案不全或遗失时，进馆同时应移交档案缺失清单目录（附件2）。

5.2014年以前的出生医学证明档案移交完成时间安排

2003年—2014年期间的：2021年6月30日前完成。

1996年—2002年期间的：2022年6月30日前完成。

1996年以前的：2023年6月30日前完成。

四、工作要求

（一）加强领导，认真组织实施。区卫健局与区档案馆建立工作协调机制，加强出生医学证明档案的统筹实施。各单位要高度重视出生医学证明档案管理工作，出生医学证明签发材料归档和进馆工作从2020年起纳入出生医学证明管理考核体系，确保出生医学证明进馆工作按照进度和规范要求落实到位。归档单位要建立档案管理制度，明确档案管理人员，提供管理必需的设施、场所和经费，采购符合档案管理要求的扫描仪、打印机等设备，确保出生医学证明档案管理工作规范实施。

（二）明确职责，规范档案管理。区卫健局和区档案馆积极做好档案管理的组织协调和督促检查工作，及时解决出生医学证明文件材料归档和进馆过程中存在问题。区妇幼计生中心负责全区出生医学证明档案归档和进馆的组织实施和业务指导，督促归档单位按序时进度完成归档工作。归档单位作为责任主体，要对本机构的出生医学证明材料进行收集整理归档，确保档案齐全完整。区档案馆将积极做好出生医学证明档案的接收、保管、利用工作，确保档案安全。区卫健局通过公开招标等形式，委托有保密资质的机构承担出生医学证明签发材料整理、数字化扫描等工作，在材料整理和数字化过程中切实加强信息安全保障工作。

（三）定期报告，如期完成任务。为确保出生医学证明档案管理工作的顺利推进，各归档单位要如期报送出生医学证明档案管理进展情况季报表（附件3），区妇幼计生中心要认真做好进度的跟踪统计工作，将季报表和原来的出生医学证明季度配发表一同上报至常州市妇幼保健院。各归档单位于3月30日前将季报表统计员名单（附件4）和档案移交工作联系人名单（附件5）报区妇幼计生中心办公室，联系电话:89856866。

（四）优化流程，方便群众查询。根据《江苏省出生医学证明档案管理办法》要求，区档案馆将统筹做好出生医学证明档案进馆后的查询利用服务，优化查询利用流程，方便群众查询利用。

附件：

1.出生医学证明档案具体归档范围和保管期限.doc

2.出生医学证明档案缺失清单（式样）.doc

3.出生医学证明档案管理进展情况季报表.doc

4.出生医学证明档案管理进展情况季报表统计员名单.doc

5.出生医学证明档案移交工作联系人名单.doc