机关各科室：

　　为切实推进2009年档案收缴归纳的顺利进行，确保09年科室档案资料完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》有关规定，结合街道实际，现将各条线所需上交文件材料下发给你们，请各科室予以重视并严格执行。

　　 一、定义

　　1、归档文件

　　 立档科室在日常职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2、归档文件整理

　　 将归档文件以件为单位进行装订、分类后，交予党政办公室进行排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

　　3、件

　　 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

　　二、整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　三、质量要求

　　1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　四、整理方法

　　1、装订

　　 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　2、分类

　　归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一卷宗应保持分类方案的稳定。

　　①按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。

　　②按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　③按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

　　五、考核制度

　　请各科室于每年年底（12月31日前）将本年度符合归档条件的材料交至党政办公室，09年档案材料还未上交的请于7月10日前将相关材料上交至党政办公室。档案归缴工作纳入年度科室考核中，各科室科长为第一责任人，同时，各科室应明确专人负责本科室的档案工作，保证上交档案的完整和及时。

　　附件：武进区西湖街道文件材料归档范围和保管期限参考表

　　常州市武进区西湖街道办事处

　　二○一○年七月七日