各中小学及有关学校：

　　 档案工作是学校的一项基础工作、常规工作，是学校建设和发展的重要组成部分。为使我区各学校的档案管理水平再上新台阶，推进学校档案工作更好地为武进教育事业和社会经济发展服务，根据前阶段全区学校档案工作的调查摸底情况，现就进一步加强学校档案管理工作提出如下意见：

　　 一、强化思想认识，努力构建精干高效的档案管理网络。

　　 《江苏省中小学管理规范》将“档案管理”作为学校八项日常管理工作之一进行单列，充分说明了档案工作在学校管理中的重要地位。各校要进一步学习和对照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》《江苏省机关团体企业事业单位档案工作等级复查意见》（见附件1、2）要求，结合本校实际，进一步完善档案管理制度，明确分管领导、责任部门和责任人，构建分工明确、职责清晰、运行顺畅、精干高效的档案管理网络；要对各种门类和载体的档案实行集中统一管理。同时，制订科学合理的绩效考核制度，加强长效管理，保证档案工作的稳定和持续发展。

　　 二、加强队伍建设，设法提高档案人员的工作积极性。

　　 各校“一把手”校长特别是分管档案的副校长或者中层领导，要切实负起责任来，加强对档案工作的领导；要关心支持档案员默默无闻的工作，保障他们的课时工作量或津贴。同时，由于档案工作的专业技术性较强，因而要相对保证档案员队伍的稳定性，原则上不能随意更改或者替换。

　　 各片档案联络员（名单见附件3）是武进区教育局委派的档案工作业务骨干和各片的联系人，有着一定的知名度，主要起着“上情下达、下情上传”的桥梁纽带作用。各级各类学校特别是档案联络员所在学校领导更要关心、支持他们的工作，支持他们在片内组织开展的各类档案活动，不断增强其影响力，努力为其发展创造有利条件。

　　 三、组织培训指导，逐步提升档案员的业务水平。

　　 随着信息化时代的到来，档案工作的标准和要求越来越高，档案管理也要与时俱进。近几年，新的档案员不断涌现，面上的培训和新档案员上岗培训迫在眉睫，区教育局将会同区档案局组织做好培训指导工作，坚持“持证上岗”，没有档案资格证的要尽快参加市、区档案局组织的有关培训，取得上岗资格证。

　　 四、坚持遵照标准，严格确保档案工作科学规范运作。

　　     一是要提高认识，加强领导，建立职责分明、科学高效的档案管理体制。学校档案是学校历史的真实记录，是学校总结教育教学经验，探索教书育人规律，实现学校科学管理的重要依据。学校档案管理状况如何，直接反映一个学校管理和办学水平的高低。要高度重视学校档案工作，进一步加强对档案工作的领导，将档案工作纳入本单位目标管理体系和年度考核范围，为档案工作的发展提供人、财、物保障。要加强档案法制宣传，提高全体教职员工的档案意识和档案法制观念，营造良好的档案管理工作环境。

　　   二是要加强档案资源建设，构建门类齐全、特色明显的室藏体系。

　　 各校要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，不断优化收集档案的办法，在档案资源建设中实现“两个转变”、建立“两个体系”，一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖全校师生的档案资源体系；二是转变档案工作中重单位利用、轻个人利用，重为单位服务、轻为师生、家长和社会服务的传统观念和认识，建立方便广大师生的档案利用体系。

　　 近年来，在常规性的档案工作年度检查中发现以下问题：

　　 （1）一些学校档案收集不齐全，保管期限混乱。有些学校档案室不严格按照原定的“归档范围”收集材料，收到多少就存多少，形成了档案室没有多少档案可找或找不全。有些学校的档案室整天大门紧闭，无人问津，成了摆设。遇到复查验收评估、职称评审等才想到档案的重要性，为时已晚。

　　 （2）档案材料的组件、档案软件目录输入不规范。组件偏大，文件目录中的责任者名称不统一，题名过于简单，日期模糊。

　　 （3）其他门类档案不及时归档。设备、照片、光盘、奖牌等档案归档少。再如：按规定会计档案要隔年上交档案室，但有的学校不及时，会计档案的档号不规范。另外，编研材料积累不多。

　　 （4）有些学校档案室不标准、设备设施不齐全。档案室面积偏小，达不到“三室分开”要求，即使有“三室”，但档案办公室、阅档室、库房不在一个门里进出，不利于档案的安全和保密工作。

　　 各校要认真对照，有上述问题的及时整改。要结合《武进区学校档案归档范围及保管期限（试行稿）》（见附件4），制定符合本校实际情况的《归档范围及保管期限》，严格按照此标准收集、整理、归档，使学校档案工作能在科学规范的标准下运作。同时注意以下几点：

　　      一要转变思想观念，从被动收集转为主动收集，从机械性收集变为创造性收集，多渠道、全方位地收集、征集档案。二要结合本单位实际，拓展收集视野，进一步调整、完善文件材料归档范围和保管期限表，确保重要档案资源不流失，确保室藏档案来源主渠道的畅通。

　　 三要加强各种门类、载体档案资源的收集和集中统一管理，以教学档案为重点，进一步抓好文书档案、重大基建项目档案和会记档案的收集，同时要积极创造和充分利用办公自动化的条件，做好各类电子文件的收集、归档，还要重视图片档案、声像档案、实物档案的收集、归档。四要坚持“以人为本”理念，加强学生档案、教师业务档案等民生档案的收集归档，积极探索和创新有关民生档案管理的机制和体制。五要根据学校的性质特点和人才优势，进行特色档案的征集工作，如建立名人档案、著名校友档案、荣誉档案等。六要开发档案信息资源，加强档案利用服务。各校档案部门要紧紧围绕学校中心工作为学校领导和师生提供积极有效地档案利用服务，同时根据学校工作和特色开展好档案编研工作。

　　 五、加大创查力度，全面助推档案工作再创新绩。

　　 据统计，全区学校共113个立档单位，目前有28个单位是新创建或及时通过复查的；有54个单位虽争创了省二星或三星级档案室，但没有按时复查，等级证书自行失效，要重新争创；有25个学校至今没有达标，需要创建；还有6个学校因待新建等原因，没有确定争创计划。视上述情况，区教育局会同区档案局研究决定，力争在两到三年之内，完成全区争创或复查任务。希有关学校能以此为契机，切切实实行动起来，充分认识到争创和复查工作的艰巨性、必要性和紧迫性，并将此项工作能列入学校工作计划，未雨绸缪，早作准备。计划争创或复查的学校，要于当年5月上旬前上交教育局《档案室等级测评（复查）请示报告》、《测评打分表》、《学校档案工作汇报》，区教育局将在当年下半年，会同区档案局和各片档案联络员进行测评验收。

　　 总之，各校要积极加强与区教育局和档案局的沟通和联系，自觉接受档案部门的业务监督和指导，依靠档案部门的帮助进一步做好学校档案工作。区教育局将每年开展学校档案管理工作考核评估，评选年度档案管理工作先进单位和先进个人，树立榜样，激励先进，力促我区学校档案管理工作再创新业绩！

　　
　　 附件1：江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范

　　 附件2：江苏省机关团体企业事业单位档案工作等级复查意见

　　 附件3：教育局委派的各片档案联络员名单

　　 附件4：《武进区学校档案归档范围及保管期限（试行稿）》

　　 常州市武进区教育局

　　 2014年4月30日

常州市武进区教育局办公室          2014年4月30日印发