常州市武进区农业局文件

　　武农发[2012]51号

　　关于加强档案管理工作的实施意见

各科、办、站、所：

　　为进一步加强和改进全局档案管理工作，提升档案管理水平，有效地服务于农业各项工作，现提出如下意见：

　　一、强化档案管理意识，规范档案工作秩序

　　1、提升对档案工作的认识。档案是指全局各机关科室和事业单位在履行管理职能过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。一般可分成文书档案、会计档案、业务档案、基建档案、设备档案、电子档案、声像档案、实物档案等8大类。

　　2、积极制订完善档案管理制度。各单位要建立健全档案管理各项规章制度，重点是文件材料整理归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案人员岗位责任制等，并在工作中很好地加以贯彻落实。

　　3、切实做好档案收集工作。各单位要认真做好各门类文件材料的收集归档工作，防止各种应归档材料的散失，确保各门类文件的材料齐全、完整。局机关各科室包括执法大队形成的文书档案按照归档范围（另行发文）在次年2月底前收集齐全，并全部移交办公室整理归档。各科室工作中形成的专业业务档案按照业务条线要求自行整理归档，在使用完毕后交办公室保管。其他局属事业单位必须按照档案管理要求自行建立本单位的档案归档范围，在每年4月底前将上年的材料全部整理归档完毕。会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年。基建档案在工程竣工后3个月内归档。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。

　　4、积极做好档案保管工作。全局档案的保管期限分为永久、长期、30年、10年、5年等五种。凡在工作查考、科学研究等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的，应保存长期或30年；凡在较短时间内具有利用价值的，应保存10年或5年。档案工作人员应经常检查档案的保管状况，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。要建立档案资料调阅、借阅登记制度，并对利用效果较好的事例及时登记、汇总上报。编制全部室藏档案的全引目录、案卷目录和归档文件目录，编写各单位全宗指南，并能够借助检索工具迅速、准确地查找档案、资料，积极主动地提供档案信息，为单位各项工作服务。

　　5、努力开展档案编研工作。各单位要根据实际，编制有价值的资料，如本单位《大事记汇编》、《组织机构沿革》、《论文集》等等，充分发挥档案的作用，为单位发展提供优质服务。

　　二、加强档案基础业务建设，提升档案管理和利用水平

　　6、搞好档案库房建设。各事业单位需设立专用档案资料室，力争三室分开（库房、阅档室、办公室）。无条件的可设兼用档案室，严禁将档案资料捆扎、乱放。档案室应配有铁质档案橱，能容纳各门类、各载体档案，应配有专用计算机、复印机等设备。档案库房选址得当，库房内正常保持清洁、自然通风，采取防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等保护措施。

　　7、严格档案销毁程序。到期档案应及时鉴定销毁，做到手续完备。任何个人不得将档案据为己有或自行销毁，各单位对到期确需销毁的档案，必须报局办公室审核并经区档案局许可后方可按规定销毁。对造成档案丢失或未经许可自行销毁档案的，将按有关档案管理的法律法规追究相关人员的责任。

　　8、加强档案现代化管理工作。要积极创造条件，努力提高档案的现代化管理水平，使档案现代化管理工作与本单位的办公自动化工作同步发展，并有计划、分步骤地对室藏档案进行数字化处理，逐步推进档案的信息化管理进程。

　　三、加强组织领导，引入考核机制

　　9、加强对档案工作的领导。各单位要认真学习宣传档案法律、法规，增强全员档案意识，建立健全档案管理工作网络。局成立档案工作领导小组，全面负责档案管理工作。局办公室具体负责全局档案工作的组织开展。各单位要配备基本素质好、责任心强的兼职人员从事档案管理工作，并将工作职责纳入其岗位职责。档案人员应相对稳定，并积极参加各类业务培训，不断提高档案业务水平。各单位负责人要高度重视档案工作，将档案工作纳入单位年度工作计划，有效解决档案工作中存在的实际问题。

　　10、引入考核机制。从2012年起档案管理工作将列入局“星级科站”评比的重要加减分指标计入工作业绩一栏中。每年从11月份开始由局办公室牵头组织对各单位开展档案工作大检查。结合各单位档案工作目标管理考核细则自查打分成绩汇总情况，评选出档案管理的先进单位和先进个人进行表彰和奖励。

　　附件：1、武进区农业局各单位兼职档案员名单

　　2、武进区农业局机关科室档案工作目标管理考核细则

　　3、武进区农业局下属单位档案工作目标管理考核细则

　　4、各单位档案统计表

　　                                                                                                                                             二O一二年四月十九日

　　附件1：

　　区农业局各单位兼职档案员名单

　　办公室： 张亚华 生态科： 王建清

　　党委办： 汪胜兵 农林科： 陆雪芳

　　经管科： 是燕萍 开发办： 费咏梅

　　农管科： 杨慧琳 畜牧科： 卞一平

　　科教科： 陈听芳 农机科： 马 骁

　　信息科： 邹建芬 执法大队： 陈明飞

　　林业站： 张 瑛

　　动物卫生监督所： 徐 颖

　　水产站： 单兴林

　　农技推广站： 张秋燕

　　植保站： 张凤华

　　种子站： 徐 正

　　水稻研究所： 徐洁芬

　　农业科技培训教育站： 钱灵芝

　　农机安全监理所： 吴晋贤

　　生态服务站： 薛玲华

    附件2：

　　武进区农业局（ ）科室档案工作

　　目标管理考核细则

　　年度： 负责人： 兼职档案员： 自查分：

　　序号 考核内容 分值 评分细则 自评分

　　1 档案工作列入本科室年度工作计划，科室负责人重视档案工作并解决档案工作中的实际问题。 10 查阅相关材料。

　　2 明确科室兼职档案员及其岗位职责。档案员能积极参加档案工作会议和业务培训，不断提高档案工作水平。 10 查阅相关材料。

　　3 本科室形成的文书档案按照归档范围（另行发文）及时收集齐全、内容准确完整，并按时移交办公室，本科室形成的专业业务档案由各科室按照业务条线要求自行整理、归档，并移交办公室（党委办和经管科增加考核人事、财务等专业档案符合要求）。 40 当年度业务档案未整理归档的不得分，其他每发现一类应归未归的扣5分，不按时移交的酌情扣分。

　　4 本科室形成的照片、实物等档案收集齐全并按时移交办公室。 20 照片等实物档案未整理或不按时移交的不得分。

　　5 不私自截留、销毁任何档案材料，借阅、利用档案及时办理手续，按时归还。 20 不办理借阅手续私自截留档案的不得分，超期不归还的扣5分

    附件3：

　　武进区农业局（ ）单位档案工作

　　目标管理考核细则

　　年度： 负责人： 兼职档案员： 自查分：

　　考 核 内 容 分数 评 分 细 则 自评分

　　一

　　档案管理体制22分 1.1 档案工作列入单位年度工作计划，并解决了档案工作中的实际问题。 2分 查阅相关材料。

　　1.2 单位分管档案工作的领导明确，有专（兼）职档案员，并明确岗位职责。 4分 查阅相关材料，每缺一项扣1分。

　　1.3 建立档案管理网络。 4分 查阅相关材料，建立1分，执行情况3分。

　　1.4 建立综合档案室，对本单位各门类档案实行集中统一管理。认真填写《各门类档案统计表》，内容完整，数据准确，帐物相符。 4分 没有建立综合档案室扣1分，没有集中统一管理扣1分，统计数据不准确扣2分。

　　1.5 建立并严格执行档案规章制度（建档制度、整理制度、安全保密制度、档案利用制度、统计、鉴定和销毁制度等）。 4分 查阅相关文件，建立1分，执行情况3分。

　　1.6 档案人员具有高中以上学历，有上岗证，并能认真学习专研档案业务。 4分 没有高中学历和上岗证各扣1分。

　　二

　　档案业务建设44分 2.1 制订了本单位各门类档案的分类方案、归档范围、保管期限表。 10分 没有制定的不得分。

　　2.2 本单位形成的各种门类档案（文书、业务、会计、基建、实物、声像、电子等）均已收集齐全、完整，并整理归档。 30分 当年度文书档案未整理归档的不得分，其他每发现一类未归档扣2分，各类材料收集不齐全、不完整的酌情扣分。

　　2.3 归档文件的制成材料和书写材料符合归档要求，利于长期保管。档案材料装订规范（永久和30年用不锈钢钉装订）。 4分 根据抽查情况酌情打分。

　　考 核 内 容 分数 评 分 细 则 自评分

　　三

　　档案设施设备及保管22分 3.1 有符合“八防”要求的专用档案室（防潮、防虫、防尘、防光、防盗、防鼠、防高温、防有害气体），并配有必要的设施、设备。 6分 没有专用档案室扣2分，库房不符合“八防”要求每项扣1分，扣完为止。

　　3.2 坚持测记库房温湿度，定期检查档案。 2分 有温湿度记录表；

　　有详细的档案检查记录。

　　3.3 对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。 2分 抽查室藏档案。

　　3.4 力争办公、阅档、库房三分开。有铁质档案橱，能容纳各门类档案。 6分 达不到要求酌情扣分。

　　3.5归档文件目录录入计算机，便于检索查阅。 6分 达不到要求酌情扣分。

　　四

　　档案开发利用12分 4.1 编有案卷目录、归档文件目录以及各门类档案目录等检索工具。 4分 实地察看。

　　4.2 编制本单位大事记。 3分 没有编制的不得分，编制不规范扣1分。

　　4.3档案人员熟悉库藏档案，并能熟练调档。 3分 十五分钟内能调出5份文件。

　　4.4有借阅利用登记簿及利用效果反馈登记簿。 2分 没有借阅利用登记簿扣1分，没有利用效果反馈登记簿扣1分。

　　附件4：

　　（ ）档案统计表

　　年 度 保管期限 当 年

　　合计数

　　永 久 长期（30年） 短期（10年）

　　合计总数 （ ）卷、件 （ ）卷、件 （ ）卷、件 （ ）卷、件

　　注：此统计表可用于文书、业务等门类档案。2000年以前的以“卷”为单位，2001年以后的以“件”为单位。

　　（ ）年其它门类载体档案统计表

　　类目名称 合计总数 备 注

　　会 计

　　档 案 凭 证

　　账 簿

　　报 表

　　基建档案

　　设备仪器档案

　　声 像

　　档 案 照 片

　　光盘

　　实 物

　　档 案 奖 状

　　奖牌、奖杯

　　锦 旗

　　荣誉证书

　　权 证

　　（ ）

　　档

　　案