常州市武进区农林局文件

武农发[2005]15号

关于印发《武进农林局机关档案管理制度》的通知

局各科、站：

    为加强机关效能建设，提高档案管理水平，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制订《武进区农林局机关档案管理制度》，希认真贯彻执行。因业务需要须建立专业档案室的，参照该制度执行。

                                                                    二OO五年四月十二日

武进农林局机关档案管理制度

一、档案归档制度

一、本单位档案实行集中管理的原则，各科室将交办完毕的文件材料整理后交局办公室统一归档（局人事档案除外），保存在局综合档案室。区档案局对本单位的文件材料的形成、积累、归档工作进行业务指导和监督。

二、归档范围：

凡是反映本单位工作职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

（一）上级机关的文件材料

1、   上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2、   上级机关颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本单位业务但需要贯彻执行的法规性文件；

3、   上级机关下发的涉及本单位工作人员的任免、专业技术职务评定、转正、退休、领导小组成员及干部奖惩方面的文件材料；

4、   上级机关领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

5、   代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

6、   上级机关转发本单位的文件等。

（二）本单位的文件材料

1、本局党、政领导班子办公会议文件材料，本局召开的工作会议、专业会议材料；

2、   本局党委、工会、专业学术组织在工作活动中形成的重要文件材料；

3、   内容重要的人民来信、来访材料、领导的批示和本局处理来信、来访形成的处理结果材料；

4、   本局制订的工作条例、章程、制度、政务公开等文件材料；

5、   本局成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

6、   本局（包括上报和下发）干部任免、调配、专业技术职务评定、党员、干部名册、年报、退休及干部奖惩等方面的文件材料；

7、   本局工作人员工资调整、养老保险测算表；

8、   本局与单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

9、   本局颁发（包括转发及其与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

10、    本局的请示与上级机关的批复文件，下级的请示与本局的批复文件；

11、    本局及其内部职能科室形成的工作计划、总结、报告、大事记、年鉴等；

12、    本局编印的《武进农林信息》等材料；

13、    本局工作宣传、调研材料等；

14、    其他反映本局业务活动的文件材料；

15、    本局财产、物资、档案等交接凭证、清册、本局形成的财务报表、凭证、帐簿等文件材料；

16、    本局在工作活动中形成的照片、录音、录像等材料和荣誉奖励证书；

17、    本局购置设备的请示、批复及购置设备的随机文件（包括合格证、装箱单、使用说明书、维修记录等）。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

同级机关和非隶属机关颁发的非本局主管业务但需要执行的法规性文件；

有关业务机关对本局工作检查形成的重要文件；

同级机关和非隶属机关与本局联系、协商工作的重要来往文件。

（四）下级机关的文件材料

下级机关报送的重要工作计划、总结、报告、技术意见、典型材料、报表；

下级机关报送的规范性备案文件。

三、归档时间

1、   各科室应在次年2月以前按要求做好文件清理工作，送局交办公室，按照文件的内容和性质，分永久、长期和短期进行整理，分门别类，编写目录，装订后入档案室统一保管。

2、   机关文书档案一般应在次年4月底前整理归档完毕，然后归档，同时上交档案局有关材料。

四、归档要求

局领导和各科室文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导签发的底稿、批示等材料，收集齐全（本局发文与联合发文各一式二份），及时送局办公室归档，外出参加会议带回的重要文件整理一份送办公室归档，个人不得保存。

二、档案库房管理制度

一、    档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得擅自入内。

二、    档案库房是存放本单位档案资料的专用库房，库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

三、    库房内必须清洁卫生。要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查消防器材，保持完好，以备急用。

四、    全部档案资料均存放于档案柜内，按档案局要求，对每年度的档案进行编号，做到科学合理。

五、    档案人员每天按时记录库房内的温湿度，随时掌握温湿度变化，并进行温湿度情况分析。

六、    对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的整改措施。

三、档案利用制度

1、   档案人员应熟悉所藏档案情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极配合做好档案利用工作。

2、   局综合档案室必须编制《归档文件目录》。

3、   凡本局工作人员因工作需要，查阅本职工作范围的档案，需办理登记手续，到档案室查阅。

4、   外单位人员来我局查阅档案，需持单位介绍信，经局分管领导批准，本局档案一律不外借。

5、   调阅档案必须办理登记手续，调阅档案一般不得超过一周。

6、   查阅人员必须爱护档案材料，不得在材料上涂改、圈点、划线、不得有拆换、裁剪、撕页等有损档案的行为。阅档时严禁吸烟。

7、   查阅人员未经许可不得摘录、复印档案内容。

8、   档案材料未经分管领导许可不得外借。借出的档案要限期归还，归还时，档案人员必须认真检查档案材料情况，并做好借阅注销登记。

9、           查阅、借阅档案者必须填写档案利用效果登记表，写明利用目的和效果。

四、档案保密制度

1、   建立健全档案保密制度，做到“三落实”、“四及时”和“四不”。“三落实”，即领导落实、组织落实、人员落实。“四及时”，即对机关文件材料做到及时登记、及时传阅、及时催（承）办、及时归档。“四不”，即文件材料不积压、不借漏、不遗失、不泄密。

2、   档案人员必须严格遵守保密纪律，做到不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，不该看的绝对不看。

3、   定期进行保密制度的学习和检查，加强对保密档案的管理和利用。密级的变更和解密，必须按国家有关规定办理。凡是违反保密规定，造成损失的，要根据情节轻重依法追究法律责任。

五、档案统计、鉴定和移交制度

1、   档案的统计。统计工作是准确提示本机关档案情况的一项工作。局综合档案室建立档案统计制度，及时对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员等情况进行准确的统计。定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。

2、   档案的鉴定。本单位档案的鉴定工作，应在分管负责人的领导下，由局综合档案室和有关科室人员共同组成鉴定小组，直接对档案进行鉴定。销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经分管领导批准后，由二人在指定地点监销，防止档案遗失和泄密，并在销毁清册上签字。

3、   档案的移交。本局档案应按国家、省、市关于档案馆接收档案的范围和年限的规定，将永久、长期保存的档案有计划、有步骤地连同归档目录和有关资料，一并向区档案馆移交。