常州市武进区农林局文件

武农发[2004]40号

关于印发《常州市武进区农林局

公文处理办法》的通知

局机关各科室、局属各单位：

    现将《常州市武进区农林局公文处理办法》印发给你们，希遵照执行。

    附：《常州市武进区农林局公文处理办法》

                                     二OO四年八月二十四日

附件：

常州市武进区农林局公文处理办法

第一章 总    则

第一条 为使常州市武进区农林局（以下简称农林局）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我局实际，制定本办法。

第二条 农林局的公文，是农林局（农业资源开发局）在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。农林局机关、局属各单位的公文，以及各镇农林站、兽医站报送农林局的公文，适用本办法。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。

第四条 农林局各科室（局属单位）负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本科室（局属单位）公文处理工作的领导和检查。

第五条 农林局办公室是公文处理的管理机构，主管本局的公文处理工作并指导本系统的公文处理工作。局各科室、局属各单位应当指定专人负责公文处理工作。

第二章 公 文 种 类

第六条 农林局的公文种类主要有：

（一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告 适用于宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报  适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告  适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示  适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复  适用于答复下级单位请示事项。

（九）意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函  适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。公文紧急程度由局办公室在核稿时标明。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，由局办公室统一编录。联合行文，一般只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当在首页注明签发人、会签单位负责人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称，各附件首页左上角应标注“附件”字样及序号。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。上级机关另有规定的，按要求执行。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文和会签文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。主题词顶格标注在文件的抄送栏之上，最多不超过6个。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第八条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行 文 规 则

第十条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十一条 农林局依据部门职权，可以与区政府其他部门互相行文和向区各镇政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向各镇政府、开发区管委会正式行文。如确需向镇政府（开发区管委会）正式行文，应报区政府批准，并在文中注明经区政府领导同意方可行文。

第十二条 属于农林局职权范围内的事务，由局自行行文或与其他部门联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经区政府审批的事项，经区政府同意也可以由局行文，但文中应注明经区政府同意。本系统的重要行文，应当同时抄送区政府或常州市相关主管部门。

局各行政职能科室不相互行文，也不对外或向下行文。

区重大动物防疫指挥部及其办公室、区森林防火指挥部及其办公室、区绿化委员会及其办公室的行文范围，根据其职责范围确定。

    第十三条 除区政府负责人或市农林局负责人直接交办的事项外，不得以局名义向区政府负责人或市农林局负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第五章        发 文 办 理

第十四条 发文办理指以本局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。具体程序：拟稿     科室负责人核稿    局分管领导审核会签     局办公室审核      局主要领导签发（党委口的由局党委书记签发，行政口的由局长签发）       局办公室登记编号      打印     校对      缮印      用印      分发（归档）。

第十五条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种选择正确。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

（七）原则上使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）主题词引用正确。

第十六条 由农林局主办的公文，如涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，经充分协商（包括局主要负责人出面协调）仍不能取得一致时，应列明各方理据，提出建设性意见，报请区政府协调或裁定。

第十七条 以农林局名义制发的公文送局主要负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第十八条 公文正式印制前，局办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第十九条 以农林局名义制发的公文，由主办科室（局属单位）将资料（附磁盘）送局办公室统一印制。办公室应按照公文缓急程度安排印制，一般情况下，特急件随到随办，急件1个工作日内、一般文件2个工作日内发出，凡有时限要求的公文应按要求时限确保发出。

第二十条 农林局局印由办公室指定专人保管并按规定使用。

第二十一条 对外发送公文、资料时，收文机关有份数要求的，按照要求办理。

第六章 收 文 办 理

      第二十二条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。凡主送、抄送我局的公文，均由局办公室审核登记后，交由局主要领导批示；需要办理的公文，按局主要领导的批示要求，统一由办公室分送局分管领导和相关科室（局属单位）办理，需要两个以上单位办理的应当由办公室报请局领导确定主办单位。紧急公文应明确办理时限。办公室从收文到发送一般在办公室停留不超过2个工作日。

    第二十三条 审批公文时，对有具体请求事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十四条 局办公室收文应仔细认真，对不符合公文要求的要写明理由退回，不经办公室登记的公文，原则上科室（局属单位）一律不得办理。准予登记的公文，阅送要及时；传阅要严格登记手续，急件急办，合理安排。并随时掌握文件行踪，及时询问催退；催办要积极主动，对重要文件、有时限要求的文件要及时跟踪了解，对文件办理过程中存在问题，要及时向领导汇报、协助解决。

    第二十五条 对区政府交办的公文、区政府领导批示办理件和交办事项，有关部门有时限要求的公文和会签的公文、局领导交办的事项，局办公室和主办科室（局属单位）负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。办公室对上级机关和本局下发重要公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。

    第二十六条 局各科室（局属单位）承办的局领导的批示办理件和交办事项，应尽快办结，查办件一般应在15个工作日内办结，对有特殊要求的，要特事特办，及时报告查办结果。区政府交办的公文和各部门、各地方的来文，应在7个工作日内办结，其中，需区政府其他部门会签的，应在10个工作日内会签完毕；其他部门到我局征求意见公文或会签的，应在5个工作日内回复或会签完毕；紧急公文，应随到随办。凡来文中限定办理时限的，应在其规定的时限内办复。

    第二十七条 区委、区政府批转我局办理的公文，属于我局职权范围内的事项由我局函复发文单位，并抄送区委、区政府办公室；需要请示区委、区政府的事项，以我局名义请示。

    第二十八条 对区委、区政府办文单的答复，其标题一般用“对区委（区政府）××号办文单的办理意见”，对区人大代表建议和区政协委员提案的答复，其标题一般分别用“对区××届人大××次会议第××号建议的答复”和“对区政协××届××次会议第××号提案的答复”，由办公室统一编号。

    第二十九条 有关科室（局属单位）收到交办的公文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本科室（局属单位）职权范围或者不宜由本科室（局属单位）办理的，应当及时退回办公室并说明理由。对因特殊情况不能在规定时限内办结的公文，主办科室（局属单位）应报请局分管领导同意后及时向来文单位和局办公室说明延期原因。需科室（局属单位）联合办理的文件，主办科室（局属单位）要主动牵头，协办科室（局属单位）要积极配合，重要的紧急公文，由主办科室（局属单位）负责人及时召集有关科室（局属单位）协商。

第三十条 因科室（局属单位）或工作人员办理或传递延误，造成工作重大失误的，按照有关责任追究制度进行处理。

第七章 公 文 归 档

第三十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本局的主要工作情况，便于保管和利用。公文的整理（立卷）、归档，由局办公室指定专人负责。

第三十三条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。应当使用钢笔、毛笔或其他签字笔，不能使用铅笔或圆珠笔或使用红色、蓝色墨水书写，不得在文稿装订线以外书写。

第八章  公文管理

    第三十六条 公文由局办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

    第三十七条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

    第三十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关的证明章，并视同正式文件妥善保管。

    第三十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

    第四十条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。严禁利用计算机、传真机传输绝密级公文。

    第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。禁止将公文和内部资料出售。

    第四十二条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 第九章 附    则

    第四十三条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定办理。

    第四十四条 本办法由局办公室负责解释。

                本办法自2004年9月1日起施行。